L'OPCAIM, au service de la formation

Le RGPD au sein de l'OPCAIM

Créée le 15/10/2018 17:29:00

Responsable des traitements :

OPCAIM en qualité de mandataire de l'OPCO 2i

120, Bd de Courcelles

75849 – PARIS CEDEX 17

Siret : 40184435200021,

APE : 9499 Z
N° de TVA intracommunautaire : FR 93 401 844 352

Contact DPO : cil@opcaim.com

 

L'OPCAIM est l’organisme collecteur paritaire agréé des industries de la métallurgie, sous statut d’association loi 1901 à but non lucratif, agréé par arrêté en date du 20 septembre 2011.

 

Les OPCA sont agréés par le Ministère de l’Emploi, de la Formation Professionnelle et du Dialogue Social pour :

  • collecter les contributions dues par les employeurs pour le financement de la formation professionnelle au titre de l'article L6332-1 du code du travail,
  • mutualiser et gérer ces contributions pour permettre le financement d’actions de formation pour l’ensemble des salariés des branches couvertes par son agrément,
  • exercer les missions légales qui leur sont confiées dans le domaine de la formation professionnelle (contribuer au développement de la formation professionnelle, participer à l’identification des compétences et des qualifications au sein de l’entreprise, s’assurer de la qualité des formations).

Les ADEFIM (Associations de développement des formations des industries de la métallurgie) exercent quant à elles, par délégation, les missions conférées à OPCAIM, sur le territoire qui leur est dédié.

 

  • SPECIFICITES DES DONNEES OPCAIM

 

Les données collectées par l’OPCAIM et ses délégataires ADEFIM ont pour seules finalités :

  • le traitement des dossiers de formation,
  • l’optimisation du financement de ceux-ci,
  • la fourniture de statistiques à la branche, aux co-financeurs et à la DGEFP,
  • le contrôle interne de la qualité sous forme d’enquêtes en ligne adressées aux stagiaires à la fin de leur formation.

 

Les fichiers salariés ne sont en aucun cas distribués à des tierces personnes et ne sont importés, optionnellement, dans le SI de l’OPCAIM, limité strictement au site OPCAIM Solutions, qu’aux seules fins de faciliter la saisie des demandes de financement de l’entreprise.

L’entreprise devra prendre le soin de récupérer le consentement de chaque salarié figurant dans ces fichiers avant de l’importer.

Ces informations ainsi importées ont une durée d’existence de trois mois maximum en cas d’inutilisation

 

Les données personnelles demandées pour les stagiaires répondent à une obligation légale issue de l’Arrêté du 28 janvier 1986 relatif à l'état statistique et financier auquel sont tenus les organismes de mutualisation agréés par l'Etat au titre des formations professionnelles en alternance et dont la version consolidée du 18 février 2017 est consultable sur le site de LEGIFRANCE à l’adresse suivante : Legifrance.

 

En effet, en application de l’article L. 6332-23 du Code du travail, les Opca sont tenus de transmettre à l’Etat, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d’Etat :

 

  1. Des données physiques et comptables relatives aux actions qu’ils contribuent à financer ;
  2. Des données agrégées et sexuées sur les caractéristiques des bénéficiaires des actions menées ;
  3. Des informations relatives aux bénéficiaires des actions menées et destinées à la constitution d’échantillons statistiquement représentatifs.
  4. La collecte du NIR obligatoire pour la mise en œuvre du compte personnel de formation (CPF) a été autorisée par la voie du décret n°2015-1224 du 2 octobre 2015.

 

Dans ce cadre, l’article R. 6332-30 prévoit que chaque Opca transmet chaque année, avant le 31 mai suivant l’année civile considérée, au ministre chargé de la formation professionnelle, un état, dont le modèle est fixé par le ministère en question. Le commissaire aux comptes de l’organisme atteste de la réalité et de l’exactitude des renseignements financiers.

 

Parmi les éléments à mentionner figurent les caractéristiques des actions de formation, dont le niveau de formation des stagiaires.

 

Par ailleurs, l’article R. 6332-31 précise que l’état mentionné à l’article R. 6332-30 comporte les renseignements statistiques et financiers permettant de suivre le fonctionnement de l’OPCA et d’apprécier l’emploi des fonds reçus, ainsi que ses comptes et bilans. Il est accompagné d’une note présentant les principales orientations de l’activité de l’organisme et d’un rapport établi par le commissaire aux comptes concernant l’évolution des charges et l’organisation du contrôle interne.

 

En outre, l’article R. 6332-32 prévoit que l’état et les documents mentionnés à l’article R. 6332-31 sont transmis, avant le 31 mai suivant l’année civile considérée, au FPSPP et que ce dernier peut, en tant que de besoin, recourir à des experts, notamment des commissaires aux comptes, pour pratiquer des audits auprès des OPCA. Les organismes collecteurs leur présentent toutes pièces ou documents établissant la réalité et le bien-fondé des éléments figurant sur l’état statistique et financier mentionné à l’article R. 6332-30.

 

De plus, l’article R. 6332-33 prévoit que l’OPCA transmet, sur demande du ministre chargé de la formation professionnelle les rapports des délégataires de collecte ou de gestion des fonds et retraçant l’exécution des missions qui leur ont été confiées ainsi que les frais de gestion, d’information et de mission afférents à celles-ci.

 

Enfin, l’article R. 6332-34 prévoit que chaque OPCA transmet au ministre chargé de la formation professionnelle les informations individuelles relatives aux bénéficiaires des contrats de professionnalisation qu’ils contribuent à financer en vue de la réalisation d’études statistiques.

Ces informations sont transmises lors de la conclusion, de la modification et de la fin des contrats. Les organismes collecteurs transmettent en même temps les informations relatives aux entreprises qui ont conclu ces contrats ainsi qu’aux actions de formation correspondantes.

 

  • DE LA NECESSITE DE SIGNER UN CONTRAT ENTRE L’ENTREPRISE ET SON OPCA

 

Au vu des éléments rappelés ci-dessus, l’OPCAIM n’est ni un prestataire ni un sous-traitant des entreprises adhérentes, mais bien un destinataire des données personnelles, au sens RGPD. Les demandes d’entreprises, de signature de contrats ou avenants, qui aujourd’hui n’existent pas, avec l’OPCAIM, ne sont donc pas fondées et ne présentent aucune utilité.

 

Les entreprises devront simplement avoir dans leur registre, un traitement des données personnelles de leurs salariés avec comme destinataire de ces données, l’OPCAIM et s’assurer, préalablement à chaque demande de prise en charge, d’avoir fourni à ses salariés une information conforme au Chapitre III du RGPD.

 

  • DISPOSITIONS PRISES PAR L’OPCAIM POUR REPONDRE AUX OBLIGATIONS RESULTANT DU REGLEMENT SUR LA PROTECTION DES DONNEES (RGPD)

 

  • Mise à jour de la charte d’utilisation d’OPCAIM Solutions devant être lue et signée à chaque ouverture de compte.
  • Mise en place d’une charte d’administration des données personnelles.
  • Mise en place d’une charte d’utilisation des données personnelles.
  • Mise en place des mécanismes de sécurité informatique et élaboration des procédures de manipulation de données personnelles figurant sur les documents papiers afin de garantir la sécurité de ces données.
  • Audit de sécurité au minimum chaque année, sur l’ensemble du SI de l’OPCAIM
  • Respect des délais de conservation des données personnelles des stagiaires suivants :
  • 4 ans via l’application de gestion, pour la durée maximum estimée de temps de traitement du dossier,
  • Après 4 ans, archivage automatique avec accès restreint pendant 10 ans pour les besoins de contrôle (DGEFP, Cours des comptes, …).